Công Văn Nhập Cảnh: Điều Kiện, Thủ Tục & Những Điều Cần Biết
Muốn đón người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam bằng visa dán tại sân bay (VOA)? Bắt buộc phải có công văn nhập cảnh được phê duyệt trước. Bài viết giải thích công văn nhập cảnh là gì, ai được đứng tên xin và những lưu ý quan trọng để tránh trễ chuyến bay.
Công Văn Nhập Cảnh Là Gì? Khi Nào Cần?
Công văn nhập cảnh (tiếng Anh thường gọi là Approval Letter) là văn bản do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp, xác nhận người nước ngoài đủ điều kiện nhập cảnh Việt Nam bằng hình thức visa dán tại sân bay (Visa on Arrival – VOA). Đây là giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ xin visa tại sân bay — người nước ngoài không thể hoàn tất thủ tục nhập cảnh nếu thiếu công văn này.
Công văn nhập cảnh chỉ áp dụng cho người nhập cảnh bằng đường hàng không. Sau khi có công văn được phê duyệt, người nước ngoài mang theo bản in đến quầy thị thực tại sân bay Việt Nam để hoàn tất thủ tục dán tem visa vào hộ chiếu.
Ai Được Đứng Tên Xin Công Văn Nhập Cảnh?
Một điểm quan trọng cần lưu ý: người nước ngoài không thể tự đứng tên xin công văn nhập cảnh cho chính mình. Hồ sơ phải do một trong hai bên sau đây đứng ra bảo lãnh và nộp hồ sơ:
🏢 Tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam
Có tư cách pháp nhân hợp lệ, thường áp dụng cho khách mời công tác, đối tác kinh doanh, chuyên gia hoặc lao động nước ngoài.
👤 Cá nhân bảo lãnh
Áp dụng cho diện thăm thân, khi cá nhân đáp ứng đúng quy định pháp luật về bảo lãnh nhập cảnh cho người thân là công dân nước ngoài.
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị
| Bên chuẩn bị | Giấy tờ cần có |
|---|---|
| Bên bảo lãnh (tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân) | Tờ khai theo mẫu quy định (thường là mẫu NA2), văn bản đề nghị nêu rõ mục đích, thời gian nhập cảnh, sân bay dự kiến đến |
| Người nước ngoài | Bản scan trang thông tin hộ chiếu còn hạn, ảnh chân dung nền trắng, thông tin chuyến bay dự kiến |
| Diện thăm thân (nếu áp dụng) | Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân với người bảo lãnh (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…) |
*Toàn bộ thông tin trên hồ sơ phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu; sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải nộp lại.
Quy Trình Xin Công Văn Nhập Cảnh Từng Bước
Xác định bên đứng ra bảo lãnh
Xác định tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân đủ điều kiện đứng tên nộp hồ sơ thay người nước ngoài.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Chuẩn bị tờ khai, bản scan hộ chiếu, ảnh chân dung và thông tin chuyến bay dự kiến, đảm bảo khớp chính xác với hộ chiếu.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Bên bảo lãnh nộp hồ sơ qua cổng thông tin của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, chọn đúng sân bay nhập cảnh dự kiến (không thể đổi sau khi nộp).
Nhận công văn được phê duyệt
Sau khi hồ sơ được duyệt, in công văn nhập cảnh và gửi cho người nước ngoài mang theo cùng hộ chiếu khi làm thủ tục lên máy bay.
Dán tem visa tại quầy sân bay
Xuất trình công văn, hộ chiếu và đóng lệ phí dán tem visa tại quầy thị thực chỉ định trong sân bay để hoàn tất nhập cảnh.
Thời Gian Xử Lý & Lệ Phí
| Hạng mục | Thời gian / Lệ phí |
|---|---|
| Xét duyệt công văn nhập cảnh — trường hợp thông thường | 3 ngày làm việc theo quy định tại Luật số 47/2014/QH13 (sửa đổi) |
| Xét duyệt công văn nhập cảnh — trường hợp khẩn cấp | Trong vòng 12 giờ làm việc |
| Lệ phí xét duyệt công văn | Về nguyên tắc miễn phí nếu bên bảo lãnh tự nộp hồ sơ trực tuyến |
| Lệ phí dán tem visa tại sân bay | Theo biểu phí quy định tại Thông tư 25/2021/TT-BTC, thu khi nhận visa tại quầy |
*Thời gian xử lý thực tế có thể kéo dài hơn mức tối thiểu theo luật, đặc biệt vào cuối tuần, dịp lễ hoặc khi hồ sơ cần bổ sung — nên chuẩn bị hồ sơ ít nhất 1 tuần trước ngày dự kiến bay để tránh phát sinh sát giờ.
Những Lưu Ý Quan Trọng Cần Nhớ
⚠️ Không được gia hạn
Công văn nhập cảnh có thời hạn ghi cụ thể trên văn bản; nếu hết hiệu lực mà chưa sử dụng để nhận visa, phải xin lại hoàn toàn từ đầu.
⚠️ Không đổi được sân bay sau khi nộp
Sân bay nhập cảnh ghi trên công văn là cố định; cần xác định chính xác lịch trình bay trước khi nộp hồ sơ.
⚠️ Chỉ áp dụng đường hàng không
Công văn nhập cảnh không sử dụng được cho người nhập cảnh bằng đường bộ hoặc đường biển — các hình thức này cần loại visa khác.
⚠️ Chuẩn bị sớm trước ngày bay
Nên hoàn tất hồ sơ ít nhất 1 tuần trước chuyến bay để có đủ thời gian xử lý ngay cả khi rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
Vì Sao Nên Để Visaplus Hỗ Trợ Xin Công Văn Nhập Cảnh?
Xin công văn nhập cảnh đòi hỏi thông tin chính xác tuyệt đối và đúng người đứng tên bảo lãnh. Visaplus hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ, theo dõi tiến độ xét duyệt và nhắc lịch để tránh trễ chuyến bay.
Xác định đúng bên bảo lãnh
Tư vấn tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân nên đứng tên xin công văn tùy theo mục đích nhập cảnh của khách.
Đối chiếu kỹ thông tin trước khi nộp
Kiểm tra thông tin hộ chiếu, lịch trình bay khớp chính xác trước khi nộp để tránh bị từ chối hoặc phải nộp lại.
Theo dõi tiến độ xét duyệt
Cập nhật tình trạng hồ sơ và nhắc lịch chuẩn bị sớm, đặc biệt với các chuyến bay gần ngày lễ, cuối tuần.
Văn phòng trung tâm TP.HCM
Đặt tại Vincom Center Quận 1, thuận tiện cho khách hàng đến tư vấn trực tiếp trong giờ hành chính.
Câu Hỏi Thường Gặp
Người nước ngoài có thể tự nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh không?
Không. Hồ sơ bắt buộc phải do tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân tại Việt Nam hoặc cá nhân đủ điều kiện bảo lãnh đứng tên nộp thay.
Công văn nhập cảnh có dùng được cho nhập cảnh đường bộ không?
Không. Công văn nhập cảnh chỉ áp dụng cho hình thức visa dán tại sân bay (VOA), tức nhập cảnh bằng đường hàng không.
Nếu đổi lịch bay sau khi đã có công văn thì phải làm sao?
Nếu chỉ đổi ngày bay trong thời hạn công văn còn hiệu lực thường không ảnh hưởng, nhưng nếu đổi sang sân bay khác thì không được phép và cần xin lại công văn mới.
Xin công văn nhập cảnh khẩn cấp có tốn thêm phí không?
Bản thân việc xét duyệt công văn về nguyên tắc miễn phí; tuy nhiên nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ xử lý nhanh từ bên thứ ba, có thể phát sinh phí dịch vụ tương ứng mức độ khẩn cấp.
Công văn nhập cảnh hết hạn thì phải làm gì?
Công văn nhập cảnh không được gia hạn; nếu hết hiệu lực mà chưa sử dụng, cần chuẩn bị và nộp lại hồ sơ xin công văn mới từ đầu.
Cần hỗ trợ xin công văn nhập cảnh cho khách nước ngoài?
Visaplus tư vấn miễn phí, hỗ trợ khách hàng tại TP.HCM và các tỉnh lân cận.
