Dịch Thuật Công Chứng: Quy Trình, Bảng Giá & Nơi Thực Hiện Đúng Quy Định
Từ 01/07/2025, thẩm quyền chứng thực bản dịch đã thay đổi theo mô hình chính quyền hai cấp. Bài viết giúp bạn hiểu đúng thuật ngữ, biết nộp hồ sơ ở đâu và chuẩn bị giấy tờ gì để bản dịch có giá trị pháp lý, tránh mất thời gian làm lại.
Dịch Thuật Công Chứng Là Gì? Gọi Đúng Tên Thế Nào?
Dịch thuật công chứng là cách gọi quen thuộc trong dân gian cho việc dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, sau đó được cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người dịch để bản dịch có giá trị pháp lý khi sử dụng trong hồ sơ hành chính, du học, visa, lao động hoặc định cư.
Về mặt pháp lý, thuật ngữ chính xác hiện nay là “chứng thực chữ ký người dịch”, không phải “công chứng bản dịch” như cách gọi phổ biến trước đây. Sự khác biệt nằm ở chỗ: cơ quan có thẩm quyền chỉ xác nhận chữ ký của người dịch là đúng thật, không chứng nhận nội dung bản dịch chính xác tuyệt đối so với bản gốc — trách nhiệm về nội dung dịch thuộc về người dịch.
Điểm Mới Quan Trọng: Thẩm Quyền Chứng Thực Đã Thay Đổi
Trước ngày 01/07/2025, việc chứng thực chữ ký người dịch thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện/quận. Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, thẩm quyền này đã được chuyển giao về UBND cấp xã/phường nơi không còn cấp huyện, song song với việc các tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng) vẫn tiếp tục thực hiện dịch vụ này.
UBND cấp xã/phường
Áp dụng mức phí theo quy định nhà nước, phù hợp hồ sơ hành chính thông thường.
- Thời gian xử lý theo giờ hành chính, có thể cần xếp hàng chờ đến lượt
- Phí chứng thực chữ ký người dịch theo biểu phí nhà nước (khoảng 5.000đ/trang, tối đa 50.000đ/bản dịch)
- Không phụ thuộc nơi cư trú kể từ 01/11/2025, thực hiện được tại bất kỳ UBND xã/phường nào
Văn phòng công chứng tư nhân
Phù hợp khi cần xử lý nhanh, hồ sơ nhiều trang hoặc ngôn ngữ ít phổ biến.
- Thời gian linh hoạt hơn, một số nơi hỗ trợ lấy trong ngày
- Chi phí có thể cao hơn nhưng đi kèm dịch vụ dịch thuật trọn gói
- Có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật đa ngôn ngữ sẵn sàng
Những Loại Giấy Tờ Thường Cần Dịch Thuật Công Chứng
📄 Giấy tờ cá nhân
Hộ chiếu, CCCD, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu — phục vụ hồ sơ visa, định cư, kết hôn có yếu tố nước ngoài.
🎓 Bằng cấp, học bạ
Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ — phục vụ hồ sơ du học, xin việc tại công ty nước ngoài.
💼 Hồ sơ doanh nghiệp
Giấy phép kinh doanh, hợp đồng thương mại, báo cáo tài chính — phục vụ giao dịch, đấu thầu quốc tế.
✈️ Hồ sơ visa & xuất khẩu lao động
Sổ tiết kiệm, xác nhận công tác, hợp đồng lao động — thường yêu cầu bản dịch có chứng thực kèm hồ sơ gốc.
Quy Trình Dịch Thuật Công Chứng Từng Bước
Chuẩn bị bản gốc hoặc bản sao hợp lệ
Chuẩn bị tài liệu cần dịch — có thể gửi bản chụp/scan rõ nét qua Zalo hoặc email để được báo giá trước khi mang bản gốc đến đối chiếu.
Thực hiện dịch thuật
Người dịch (đáp ứng điều kiện có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc tương đương, trừ ngôn ngữ hiếm) tiến hành dịch, đảm bảo đúng nội dung và thuật ngữ chuyên ngành.
Nộp hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch
Mang bản gốc, bản dịch và giấy tờ tùy thân của người dịch đến UBND cấp xã/phường hoặc Văn phòng công chứng để chứng thực chữ ký.
Đóng phí & nhận giấy hẹn
Đóng phí dịch thuật và phí chứng thực theo biểu phí hiện hành, nhận giấy hẹn trả kết quả nếu không lấy được ngay trong ngày.
Nhận bản dịch đã chứng thực
Kiểm tra kỹ thông tin trên bản dịch trước khi sử dụng cho hồ sơ nộp tại cơ quan tiếp nhận, đảm bảo khớp hoàn toàn với bản gốc.
Bảng Giá Tham Khảo Dịch Thuật Công Chứng
Chi phí dịch thuật công chứng gồm hai phần: phí dịch thuật (tính theo trang, khoảng 300 từ/trang) và phí chứng thực chữ ký người dịch (theo biểu phí nhà nước nếu thực hiện tại UBND cấp xã).
| Hạng mục | Mức phí tham khảo |
|---|---|
| Dịch thuật ngôn ngữ phổ biến (Anh, Trung, Hàn, Nhật…) | Từ 45.000–100.000đ/trang tùy độ khó và thời gian yêu cầu |
| Dịch thuật ngôn ngữ hiếm | Báo giá riêng theo từng ngôn ngữ và khối lượng tài liệu |
| Phí chứng thực chữ ký người dịch (tại UBND cấp xã) | Khoảng 5.000đ/trang, tối đa 50.000đ/bản dịch |
| Sao y bản chính (nếu cần kèm theo) | Theo biểu phí sao y hiện hành, thường vài nghìn đồng/bản |
*Giá thực tế còn phụ thuộc định dạng tài liệu (file mềm hay bản cứng/ảnh chụp), mức độ chuyên ngành và thời gian yêu cầu (gấp/thường). Liên hệ Visaplus để được báo giá cụ thể theo hồ sơ.
Bản dịch công chứng có thời hạn sử dụng bao lâu?
Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn cố định cho bản dịch đã chứng thực. Thời hạn sử dụng thực tế phụ thuộc vào yêu cầu riêng của từng cơ quan tiếp nhận hồ sơ — một số nơi chấp nhận bản dịch không giới hạn thời gian, số khác yêu cầu bản dịch được thực hiện trong vòng 3–6 tháng gần nhất, nên người nộp hồ sơ cần hỏi rõ trước khi sử dụng lại bản dịch cũ.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Dịch Thuật Công Chứng
⚠️ Chọn đúng nơi có thẩm quyền
UBND phường/xã không có thẩm quyền chứng thực bản sao các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp — cần phân biệt rõ với dịch vụ chứng thực chữ ký người dịch.
⚠️ Kiểm tra tư cách người dịch
Người dịch cần có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc trình độ tương đương với ngôn ngữ cần dịch (trừ ngôn ngữ hiếm), là cộng tác viên đăng ký hợp lệ với cơ quan chứng thực.
⚠️ Đối chiếu kỹ nội dung trước khi nộp hồ sơ
Sai lệch tên riêng, số liệu, ngày tháng giữa bản dịch và bản gốc là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại tại cơ quan tiếp nhận.
⚠️ Hỏi rõ thời hạn hiệu lực với nơi nhận hồ sơ
Vì pháp luật không quy định thời hạn cố định, nên chủ động hỏi trước để tránh phải dịch lại nếu bản dịch cũ bị từ chối vì “quá cũ”.
Vì Sao Nên Để Visaplus Hỗ Trợ Dịch Thuật Công Chứng?
Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực visa và thủ tục xuất nhập cảnh, Visaplus hiểu rõ yêu cầu về bản dịch của từng loại hồ sơ — từ hồ sơ du học, visa lao động đến hồ sơ định cư, giúp khách hàng tránh làm lại vì bản dịch không đúng yêu cầu nơi nhận.
Đúng quy định mới nhất
Cập nhật theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP về thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch sau cải cách hành chính hai cấp.
Đa ngôn ngữ, đa lĩnh vực
Hỗ trợ dịch thuật giấy tờ cá nhân, bằng cấp, hợp đồng, hồ sơ doanh nghiệp với đội ngũ cộng tác viên đúng chuyên môn.
Đối chiếu kỹ trước khi nộp
Kiểm tra kỹ nội dung bản dịch trước khi đưa đến nơi chứng thực, hạn chế tối đa lỗi khiến hồ sơ bị trả về.
Văn phòng trung tâm TP.HCM
Đặt tại Vincom Center Quận 1, thuận tiện cho khách hàng đến gửi tài liệu và nhận kết quả trực tiếp.
Câu Hỏi Thường Gặp
“Công chứng bản dịch” và “chứng thực chữ ký người dịch” có phải là một không?
Về bản chất là cùng một thủ tục, nhưng “chứng thực chữ ký người dịch” mới là thuật ngữ pháp lý chính xác hiện hành; “công chứng bản dịch” là cách gọi quen thuộc trong dân gian.
Từ 01/07/2025, dịch thuật công chứng nộp ở UBND phường nào cũng được không?
Kể từ 01/11/2025, nhiều thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã/phường không còn giới hạn theo nơi cư trú, người dân có thể thực hiện tại bất kỳ UBND xã/phường nào thuận tiện.
Dịch thuật công chứng có bắt buộc phải có bản gốc không?
Có. Cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ của tài liệu cần dịch để đối chiếu khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Bản dịch công chứng cũ có dùng lại được cho hồ sơ mới không?
Về nguyên tắc có thể dùng lại vì pháp luật không quy định thời hạn cố định, nhưng nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận hồ sơ mới vì một số nơi yêu cầu bản dịch thực hiện trong thời gian gần.
Có thể dịch thuật công chứng ngôn ngữ hiếm không?
Có, nhưng cần liên hệ trước để đơn vị dịch thuật sắp xếp cộng tác viên phù hợp, thời gian và chi phí thường cao hơn ngôn ngữ phổ biến.
Cần dịch thuật công chứng hồ sơ nhanh, đúng quy định?
Visaplus báo giá minh bạch, hỗ trợ khách hàng tại TP.HCM và các tỉnh lân cận.
